De terugkeer naar kantoor na COVID-19 wordt door onze klant aangegrepen om een nieuwe flexibele manier van werken te introduceren, gelijktijdig wordt het kantoor heringericht om de nieuwe manier van werken te ondersteunen.
Hoe faciliteer je het beste je medewerkers die de werkplek (kantoor – thuis – elders) kiezen die het beste past bij de activiteit die ze op dat moment moeten doen?
Kantoor wordt de plaats om te ontmoeten – samen te werken – te leren van elkaar. Brainstorm, overleg, creativiteit. Sociale cohesie, teams en persoonlijk contact zijn de sleutelwoorden, maar hoe en hoe vaak moet je elkaar dan zien (dagelijks, wekelijks, maandelijks) om optimaal hybride te werken? Wat zijn de uitdagingen waar je rekening mee moet houden? Welke eisen stelt hybride werken aan de fysieke werkomgeving en wat is de impact op ontwerp en indeling om te voldoen aan de behoefte van de gebruikers? Welke ondersteuning is er nodig? Maar vooral hoe zien werknemers dat zelf?
Vanuit verandermanagement en communicatie helpen wij bij het beantwoorden van bovenstaande vragen en begeleiden we het maken van keuzes over de toekomstige manier van werken die past bij de organisatie, de managers, medewerkers en de klanten waarvoor gewerkt wordt. Hierbij wordt niet alleen gekeken naar noodzakelijke ondersteuning vanuit de manier van werken (gedrag) maar ook aanpassingen vanuit huisvestingsperspectief en de benodigde IT-ondersteuning en adoptie daarvan. Waar nodig schakelen wij partners in - bijvoorbeeld Foxx AV op het gebied van IT-ondersteuning of Hipp Consultancy voor de ontwikkeling van de werkomgeving.
Verandering brengt weerstand met zich mee. Veranderinterventies in combinatie met consistente en frequente communicatie en een mix aan passende communicatie-instrumenten zorgen ervoor dat de managers en medewerkers betrokken zijn en blijven en vooral dat er steun ontstaat voor de nieuwe manier van werken en deze wordt ingebed in de organisatie. De veranderaanpak wordt gevisualiseerd in een metrokaart en bestaat uit een 4-tal fasen:
Het project wordt ook richting de gebruikers opgestart. Er vinden intake gesprekken plaats met de managers van de afdelingen om inzicht te krijgen hoe de nieuwe werkomgeving en manier van werken een bijdrage kan gaan leveren aan de organisatie-/afdelingsdoelstelling. Welke kansen, uitdagingen en weerstand gaan we tegenkomen en waar moeten we rekening mee houden.
Het veranderverhaal wordt opgesteld en met de medewerkers gedeeld. Ook worden medewerkers op de hoogte gebracht van praktische zaken als de scope, de planning en activiteiten die gaan plaatsvinden.
In deze fase worden per afdeling ambassadeurs benoemd. Zij worden in elke fase betrokken en hebben ook een stem in werkafspraken die gemaakt worden om hybride werken te ondersteunen.
De ambassadeurs worden betrokken bij het ontwerpen van de nieuwe werkomgeving. Hoe worden zij het beste ondersteund in hun werkzaamheden en welke faciliteiten hebben ze daarbij nodig. Hoe wordt invulling gegeven aan hybride werken: wat ”moet” op kantoor, wat “kan” vanuit thuis en wat betekent “hybride” werken voor de medewerker en teamcohesie.
Medewerkers worden met intensieve communicatie over de voortgang op de hoogte gehouden.
Het ontwerp voor de nieuwe werkomgeving en de nieuwe manier van werken wordt uiteindelijk door de afdelingsmanager goedgekeurd zodat er breed draagvlak is voor de nieuwe werkomgeving.
In deze fase worden managers en medewerkers voorbereid op de nieuwe manier van werken. De nadruk ligt op het uitleggen hoe hybride werken medewerkers kan helpen bij het bereiken van hun persoonlijke en organisatie doelen, aan een goede werk-/privé balans, meer werkgeluk en een hogere productiviteit. Er vinden trainingen en workshops plaats om maximale adoptie te realiseren. De leiders worden begeleid in de rolwijziging die een hybride werkomgeving met zich mee brengt: hoe geef ik leiding op afstand, hoe zorg ik voor teamcohesie, welk gedrag wordt er van mij als leider gevraagd, welke rituelen en werkafspraken zijn op zijn plaats.
We gaan echt ervaren wat het betekent om de nieuwe werkwijze te omarmen. Omdat de ene persoon zich sneller aanpast aan een nieuwe situatie dan de andere introduceren we het ‘100 dagen niet klagen’ principe. Dit betekent dat we medewerkers vragen open te staat voor de veranderingen en vanuit een positieve grondhouding zich aan te passen aan de nieuwe situatie.
Gedurende ruim 100 dagen worden de medewerkers begeleid in de nieuwe manier van werken. We doen dit met floor coaching, vinger-aan-de-pols sessies en pop-ups rondom thema’s die extra aandacht behoeven.